O Festival de Inverno utiliza os espaços que a comunidade de Vale Vêneto disponibiliza. Assim, as salas de aula da Escola Estadual, as salas na Casa de Retiros e no antigo Seminário se tornam salas de aulas, salas de ensaios ou salas de estudos.
Cada aluno deverá trazer seu instrumento musical, partituras e estante. Alunos de percussão deverão trazer suas baquetas. A UFSM disponibiliza pianos e instrumentos de percussão para a orquestra sinfônica.
A coordenação do evento não se responsabiliza pela segurança de instrumentos musicais e equipamentos eletrônicos. Cabe a cada um a responsabilidade com seu material.
Os alunos deverão participar das atividades pedagógicas e artísticas promovidas pela organização do Festival.
Todos os alunos deverão usar roupa preta para os concertos com orquestra e recitais de alunos.
